تحرص وزارة التعليم العالي على عقد ملتقيات توعوية وتدريبية للطلاب المزمع ابتعاثهم  إلى الخارج ضمن برنامج خادم الحرمين الشريفين، وتهدف مثل هذه الملتقيات إلى تعزيز الانتماء الوطني ،وتهيئة المبتعثين نفسياً واجتماعياً وسلوكياً من أجل خوض هذه التجربة وتحقيق النجاح فيها، والسعي إلى استثمار هذه الفرصة العلمية لتحقيق أفضل المكاسب التي تعود بالنفع على المبتعث والوطن على حد سواء، ومحاولة تذليل الصعوبات والمعوقات التي تواجه المبتعثين؛ ومن هذا المنطلق تبلورت فكرة إعداد ملتقيات تكون همزة وصل تربط المبتعثين بالكفاءات العلمية التي تسهم في إكسابه المهارات الأساسية في تحصيله العلمي، بالإضافة إلى ترسيخ بعض القيم والسلوكيات والآداب الإسلامية التي تجعل المبتعث خير سفير لدينه ووطنه، و إشعاره بالمسؤولية الملقاة على عاتقه طيلة مدة ابتعاثه.

أهداف ملتقيات المبتعثين 

من أبرز الأهداف التي تسعى هذه الملتقيات لتحقيقها:
1ـ  تعزيز الانتماء الوطني للطلاب من خلال تنمية الإحساس الوطني لهم .
2ـ السعي إلى تهيئة المبتعث نفسياً واجتماعياً لخوض تجربة الابتعاث.
3ـ إشعار المبتعث بحجم المسؤولية الملقاة على عاتقه، واستظهار الدور المأمول منه، وذلك من خلال رصد أهم الأهداف والواجبات التي عليه أن يستحضرها طيلة مدة البعثة.
5ـ  تبصير المبتعث بما يحتاجه من معلومات ومهارات في التعامل مع الظروف المحيطة به في الخارج .
6 – تيسير أمور المبتعثين من خلال: الالتقاء بمسؤولي الوزارة، ورجالها البارزين، وطرح تجارب المبتعثين السابقة
7 – إكساب الطلاب بعض المهارات الأساسية التي تسهم في زيادة تحصيلهم العلمي، ومن ذلك إفراد محاضرات تخصص للحديث عن أساليب تطوير الذات متضمنة ما يلي:  
 * تحديد عناصر تطوير الذات .
 * الطرق الكفيلة بمضاعفة التحصيل العلمي . 
 * التعرف على مؤشرات الإخفاق والنجاح .
 * مهارات التعلم الذاتي.   
8 ـ تطوير مهارات المبتعث من خلال الالتقاء بالمتخصصين في هذه المجالات، ووقاية المبتعث مما قد يعترض سيره من إشكالات . 
9 ـ اطلاعهم على التجارب السابقة والمشرفة .
 
وقد سعى المعهد إلى تحقيق هذه الأهداف عبر مجموعة من المحاور العلمية والثقافية والإرشادية ؛ ليتحقق من وراء ذلك أمور المبتثعين، وتسهيل إجراءاتهم،من خلال الالتقاء بمسؤولي وزارة التعليم العالي، وجميع الشخصيات التي أفادوا منها .
ثالثاً: المحاضرات في الملتقيات
أقيم حتى الآن ثلاثة ملتقيات، حيث كان الملتقى الأول لطلاب برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث الخارجي ( المرحلة الثانية)، وكان في مدينة الرياض فقط .
ثم أقيم الملتقى الثاني لطلاب المرحلة الثالثة، والملتقى الثالث لطلاب المرحلة الرابعة، وذلك في ثلاث مدن ؛ تيسيراً للمبتعثين ، وهذه المدن هي :
• مدينة الرياض .
• مدينة جدة
• مدينة الخبر.
وقد قُسِّمتْ فعاليات ملتقى المبتعثين على المدن الثلاث على النحو التالي :
يستغرق كل برنامج من هذه البرامج من يومين إلى ثلاثة أيام، وذلك على النحو التالي :
- اليوم الأول :  يراعى فيه خصوصية كل دولة من الدول المبتعث إليها، وذلك من خلال الحديث عن أربعة محاور مهمة، هي:
o الخطوات التي سيسير عليها المبتعث من بعد الملتقى إلى إصدار القرار .
o الخطوات التي على المبتعث أن يتبعها بعد صدور قرار الابتعاث .
o الأخطاء التي يقع فيها المبتعثون، وكيفية مواجهتها .
o البيئة التعليمية في الخارج وأنظمتها .

- اليوم الثاني والثالث : ويتضمنان المحاضرات الموجهة إلى المبتعثين جميعهم دون تفرقة بين دول ابتعاثهم، وتتضمن هذه المحاضرات المحاور التالية :
o التهيئة النفسية والاجتماعية للمبتعث .
o أساليب تطوير الذات وتحقيق النجاح .
o سلامة المبتعث  .
o ثقافة الحوار، ومهاراته . 
o كيفية التعامل مع القوانين الدولية . 
o لقاء مفتوح مع عدد من الشخصيات التي يهم المبتعثين الالتقاء بهم.

وقد اختارت اللجنة المنظمة لإقامة هذه الملتقيات الأماكن الجيدة، والتي تتوافر فيها المقومات الآتية :
1 -  أن يكون المقر مجهزاً بكامل التجهيزات الفنية: سمعية كانت أم مرئية، حتى يستطيع المحاضر أن يقدم مضمون محاضرته بطريقة علمية نافعة .
2 - ضرورة توافر خاصية الربط التلفزيوني بين قاعات الطلاب وقاعات الطالبات .
3 - اتساع القاعات لأعداد الطلبة والطالبات .
4 -  مراعاة وجود استراحات يمكنها أن تستوعب أعداد الطلبة بين فعاليات الملتقى.
5 - اختيار المقر بناء على موقعه الاستراتيجي  قدر الإمكان ، آخذين بعين الاعتبار بُعْده عن مواقع الاختناقات المرورية، وتوافر مواقف كافية للسيارات .

المحاضرون 

تم انتقاء الأعضاء الذين يشاركون في هذا الملتقى بناء على ما يمتلكونه من مقومات علمية وخبرات عملية، ويمكن تقسيم المشاركين في هذا الملتقى حسب الفئات التالية:
   1 – متخصصون في علم النفس والاجتماع ممن أتيحت لهم تجربة الابتعاث .
   2 – الملحقون الثقافيون أو المرشدون الأكاديميون في الملحقيات السعودية في بلد الابتعاث، أو المتخصصون في الأنظمة التعليمية.
   3 – متخصصون في الشؤون القانونية في بلد الابتعاث، وتمت الاستعانة في ذلك بممثلين من سفارات البلدان، وعدد من الملحقين الثقافيين السعوديين في بلدان الابتعاث.
4 – المتخصصون في برامج تطوير الذات من المعاهد والجهات المتخصصة في هذا المجال.
5– المتخصصون في برامج سلامة المبتعث من الأخطار التي تحدق به في الخارج  .
6-المتخصصون في برامج الحوار وكيفية التعامل مع الآخرين.
7–  شخصيات اجتماعية مرموقة، خاضت تجربة الابتعاث، واستطاعت بعد عودتها أن تتبوأ مناصب قيادية في الدولة أو في القطاع الخاص.
8– شخصيات دينية بارزة، تحظى بالقبول والاحترام، وتتمتع برؤية مستنيرة، وبنظرة إيجابية تجاه الآخر، ومعروفة بالحث على التسامح والتعايش وغلبة الحس الوطني .