م

الوظيفــة

توصيف المـهــام

1

وكيل الكلية للدورات والتطوير

وكالة الكلية للدورات والتطوير

2

منسق للدورات والتطوير

·        عقد اجتماع مع الوكيل لتحديد مواعيد ومكان الدورات لكل عام جامعي.

·        مخاطبة الجهات المستفيدة بالمواعيد والمكان.

·        مخاطبة الوسائل الإعلامية بالمواعيد والمكان.

·        الإعلان على موقع الجامعة في الانترنت.

·        إشعار الجهات بترشيح منسوبيها.

·        عقد اجتماع مع الوكيل لترشيح المحاضرين في الدورات.

·        وضع الجدول لكل دورة وتحديد المواضيع والمحاضرين والاتصال بهم لأخذ موافقتهم وتدوين المواعيد المناسبة لكل منهم.

·        متابعة تجهيز القاعة وترقيم المقاعد.

·   تجهيز ملف لكل مبتعث يحتوي على الجدول، واستمارة تسجيل المبتعث، واستمارة عزيزي المبتعث التي تحتوي على بعض المعلومات، واستمارة تقويم لكل محاضر، والبطاقة الشخصية.

·        استقبال المحاضرين، والمشاركة في التقديم وإدارة الحوار.

·        متابعة حجز مواقف للمبتعثين.

·        متابعة إدارة الصيانة لتسجيل وتصوير المحاضرات.

·   عقد اجتماع مع الوكيل لترشيح المشرفين على الدورات في خارج الرياض وإعطائهم بعض التوجيهات والإرشادات والإجارة على أسئلتهم واستفساراتهم.

·   متابعة الجهات خارج الرياض مثل (أرامكو السعودية) لترتيب مكان وتاريخ الدورة والاحتياجات.

·        متابعة إصدار تذاكر السفر وإيصالها لأصحابها.

·   تجهيز الهدايا وشهادات حضور الدور وشحنها لخارج الرياض.

·        متابعة صرف الحقوق المالية للمحاضرين والمشرفين.

2

سكرتير وكيل الكلية للدورات والتطوير.

·        متابعة أعمال مكتب وكيل الكية للدورات والتطوير من طباعة الخطابات واستقبال المكالمات وإرسال واستقبال الفاكسات، والمشاركة الكاملة والفعالة في إقامة الدورات ومنها:

·        طباعة جميع الخطابات المتعلقة في الدورات.

·        المساعدة في تجهيز القاعة وترقيم المقاعد.

·        تحضير المبتعثين في الفترتين الصباحية والمسائية.

·        تحضير أعضاء هيئة التدريس يومي الثلاثاء والأربعاء من كل أسبوع في القاعات الدراسية.