أولاً: وكالة العمادة للنشر العلمي:
تتولى الوكالة القيام بالإجراءات التنفيذية اللازمة للمطبوعات العلمية التي يتم نشرها في الجامعة بموجب لائحة البحث العلمي، ويشمل ذلك نوعي المطبوعات، الدورية وغير الدورية، وتتكون الوكالة من وحدتين، هما:
1- وحدة مجلات الجامعة:
وتتولى هذه الوحدة تنفيذ قرارات هيئة/هيئات تحرير المجلات العلمية التي تصدرها الجامعة، والبالغ عددها حالياً ثلاث مجلات، هي: مجلة العلوم الشرعية والعربية، ومجلة العلوم الإنسانية والاجتماعية، ومجلة العلوم التطبيقية، ويتضمن ذلك:
أ- استلام البحوث الواردة للمجلات وتجهيزها للعرض على هيئة/هيئات التحرير لاتخاذ القرار بشأنها.
ب- التنسيق لاجتماعات هيئة / هيئات التحرير وإعداد محاضرها.
ج- تطوير قاعدة بيانات بأسماء وتخصصات وعناوين المحكمين من أعضاء هيئة التدريس في الجامعة وغيرها من مؤسسات التعليم العالي في الداخل والخارج، في مختلف مجالات اهتمام مجلات الجامعة.
د- القيام بأعمال المراسلة والتنسيق مع الباحثين والمحكمين.
ه- تلقي تقارير المحكمين وتجهيزها للعرض على هيئة/هيئات التحرير.
و- تقويم وتطوير النماذج والآليات المتبعة للتحكيم في مجلات الجامعة، واعتمادها من هيئة التحرير.
ز- متابعة صرف المستحقات المالية للمحكمين والباحثين المستكتبين.
ح- متابعة تسليم المجلات للمطابع واستلامها بعد انتهاء أعمال الطباعة.
ط- تسليم نسخ المجلة ومستلاتها للباحثين
ي- متابعة عملية تسليم نسخ المجلة لشركة التوزيع.
2- وحدة المطبوعات غير الدورية:
وتتولى الوحدة تنفيذ قرارات المجلس العلمي القاضية بالموافقة على نشر ما يتقدم به الباحثون وطلاب الدراسات العليا من بحوث، وكتب، ورسائل علمية، وموسوعات ومعجمات، وكتب محققة، ومترجمة،.. الخ ويتضمن ذلك القيام بأعمال أمانة لجنة النشر المنبثقة عن المجلس العلمي، والتي تشمل:
أ- استقبال البحوث، والكتب، والرسائل، والموسوعات والمعجمات، وكتب المحققة، والكتب المترجمة،.. التي يوافق المجلس العلمي على توصيات مجلس عمادة البحث العلمي بنشرها، وإعدادها للعرض على لجنة النشر لاختيار المحكمين.
ب- التنسيق لاجتماعات لجنة النشر وإعداد محاضرها.
ج- إعداد خطة لتطوير النشر العلمي في الجامعة من حيث الكم، والكيف، واعتماد هذه الخطة من مجلس العمادة والمجلس العلمي، وتنفيذها.
د- القيام بأعمال المراسلة والتنسيق مع الباحثين والمحكمين.
ه- تلقي تقارير المحكمين وتجهيزها للعرض على لجنة النشر.
و- تقويم وتطوير النماذج والآليات المتبعة لتحكيم البحوث والرسائل والكتب التي تقدم للنشر في الجامعة، واعتمادها من المجلس العلمي.
ز- متابعة صرف المستحقات المالية للمحكمين والمؤلفين والباحثين.
ح- متابعة تسليم الكتب للمطابع واستلامها بعد انتهاء أعمال الطباعة.
ط- تسليم النسخ للمؤلفين والباحثين.
ي- متابعة عملية تسليم الكتب لشركة التوزيع.
لجنة النشر والتحكيم والمعادلات
وهي لجنة منبثقة من المجلس العلمي تشرف عليها عمادة البحث العلمي ، وقــد عقدت هــذا العام عشرين جلسة قامت من خلالها بمتابعة ما سبق ترشيحه من رسائل ومؤلفات والنظر في ما يردها من الكليات حول الرسائل الجديدة المرشحة للنشر وكذا البحوث والمؤلفات المحالة للجنة من المجلس العلمي وذلك من خلال الإجراءات الآتية :
- النظر في البحوث والكتب التي يتقدم بها أصحابها من أجل تحكيمها للحصول على الترقية العلمية .
- النظر في الرسائل الجديدة المرشحة للنشر والمؤلفات والبحوث وتحديد مراجعين وفاحصين لها ورفعها للمجلس العلمي للموافقة عليها .
- بعد موافقة المجلس العلمي عليها تقوم اللجنة بإحالتها إلى الفاحصين والمراجعين ومتابعتهم لتزويد اللجنة بالتقارير العلمية وملحوظاتهم ومن ثم إحالتها إلى الباحثين ( أصحاب الرسائل والبحوث ) لإجراء التعديلات اللازمة وفق التقارير العلمية .
- الاطلاع على النسخ بعد تعديلها من قبل أصحابها والتأكد من ذلك ومن ثم إحالتها للطبع .
- تقدير مكافآت للفاحصين والباحثين وذلك من خلال النظر في تلك الرسائل والبحوث والتقارير العلمية والجهود العلمية المبذولة فيها استناداً إلى مواد اللائحة الموحدة للبحث العلمي لإقرارها وتوجيه الإدارة المالية لصرفها .
-النظر في معادلة الشهادات العلمية .
- قامت اللجنة من خلال العديد من الجلسات والمناقشات بإعداد ضوابط النشر بالجامعة للمجلس العلمي وتقع في 54 صفحة ، والذي يعد انجازاَ كبيراَ في مجال تسهيل وتنظيم الإجراءات الإدارية والعلمية والمالية المتعلقة بالبحث العلمي .
وكالة العمادة للشؤون الثقافية:
تسهم الوكالة في تحقيق أهداف العمادة، عبر القيام بعدد من المهام المتخصصة في مجال اهتمامها، وتتكون الوكالة من ثلاث وحدات تؤدي كل وحدة جانباً من المهام العلمية والثقافية للعمادة، وذلك على النحو التالي:
1- وحدة العلاقات العلمية والثقافية:
وتتولى هذه الوحدة مهام الاتصال والتنسيق مع مؤسسات التعليم العالي والمراكز الأكاديمية والبحثية والثقافية في الداخل والخارج، مع تولي هذه الوحدة مهام إبلاغ الدعوات التي ترد إلى الجامعة للمشاركة في المناسبات العلمية والثقافية إلى الأقسام العلمية بالجامعة، وإكمال ما يترتب على الترشيحات من مكاتبات واتصالات، بعد موافقة المجلس العلمي على طلبات المشاركة.
2- وحدة النشر الثقافي
وتمثل مهمة هذه الوحدة في وضع خطة محددة لتطوير النشر الثقافي (غير العلمي) في الجامعة، مثل الكتب والكتيبات الثقافية العامة، الموجهة لتطوير المهارات الذاتية للناشئة والشباب أو الهادفة لتمكينهم من التعامل بإيجابية مع التغيرات الفكرية والتقنية والاقتصادية التي يشهدها المجتمع، وكذلك قصص الأطفال، مع قيام وحدة النشر الثقافي بالمهام التنفيذية لاستقبال الأعمال المقدمة للنشر الثقافي في الجامعة والرفع بها للمرجعيات النظامية في الجامعة لتحكيمها، مع تولي الوحدة الجوانب الإجرائية اللازمة لنشر هذه العمال، مثل المكاتبات، والمراسلات.
3- وحدة البرامج العلمية والثقافية
وهي الوحدة التي تتولى إعداد وتنفيذ الفعاليات العلمية المتخصصة في مجال البحث العلمي، إلى جانب تنفيذ البرامج الثقافية للجامعة، حيث يؤمل أن تتولى وحدة البرامج الثقافية بالعمادة إعداد خطة سنوية لتنفيذ عدد من البرامج العلمية المتخصصة في مجال البحث العلمي، مثل: المؤتمرات والندوات والمحاضرات وورش العمل،.. سواء عبر التنظيم المنفرد من قبل العمادة، أو بالتعاون مع الكليات أو العمادات المساندة ذات العلاقة، إلى جانب تولي وحدة البرامج الثقافية تنظيم البرنامج الثقافي السنوي للجامعة، بعد إقرار هذه البرامج من الجهات ذات العلاقة، مثل: المحاضرات والندوات الثقافية العامة القصيرة (ساعتان كحد أعلى) التي تتناول القضايا ذات الصلة بالشأن العام.
وكالة العمادة لمراكز البحوث وقواعد المعلومات:
تتولى هذه الوكالة القيام بجميع ما تقتضيه متطلبات البحث العلمي، وخاصة تمويل البحوث، وشؤون المراكز البحثية بالكليات والمعاهد العليا، وتطوير وتحديث قواعد البيانات الخاصة بالبحوث، والرسائل العلمية، وبأعضاء هيئة التدريس، إلى جانب القيام بمهام النشر الإليكتروني لمنتجات العمادة من الكتب والبحوث والرسائل العلمية، وتطوير وتحديث موقع العمادة على الإنترنت، وتتكون الوكالة من أربع وحدات، وذلك على النحو التالي:
1- وحدة شؤون مراكز البحوث:
وهي الوحدة التي تتولى الإشراف على مراكز (وحدات) البحوث في الكليات والمعاهد العليا، من حيث تشكيلها وممارسة مهامها، كما تتولى التنسيق مع المراكز في كل ما من شأنه تمكين هذه المراكز من القيام بمهامها المحددة في اللائحة الموحدة للبحث العلمي.
2- وحدة تمويل المشروعات البحثية:
وتتولى هذه الوحدة المهام التنفيذية المتضمنة في الآليات المعتمدة في الجامعة لتمويل المشروعات البحثية، وعلى وجه الخصوص، تتولى هذه الوحدة القيام بما يلي:
أ- المشاركة في إعداد الخطة السنوية للبحث العلمي بالجامعة.
ب- اقتراح المواعيد السنوية لاستقبال طلبات تمويل المشروعات البحثية، والتنسيق مع مراكز (وحدات) البحوث بالكليات والمعاهد لإعلان هذه المواعيد لأعضاء هيئة التدريس.
ج- مراجعة الطلبات الواردة من المراكز للتأكد من استيفائها للنموذج طلب تمويل المشروعات.
د- مراسلة محكمي مقترحات المشاريع، الذين يقرهم المجلس العلمي، وتلقى تقاريرهم وعرضها على الجهة المختصة لاتخاذ ما تراه بشأنها.
ه- تلقي التقارير(الفنية والمالية) المرحلية والنهائية من الباحثين وعرضها على الجهة المختصة.
و- مراسلة محكمي الإنجاز المرحلي للمشاريع، الذين يقرهم المجلس العلمي، وتلقى تقاريرهم وعرضها على الجهة المختصة لاتخاذ ما تراه بشأنها.
ز- متابعة صرف المستحقات المالية للباحثين، والمحكمين، والمراجعين، وأعضاء اللجان ذات العلاقة بتمويل المشروعات البحثية.
ح- القيام بجميع أعمال السكرتارية والاتصالات التي يتطلبها تمويل المشروعات البحثية.
3- وحدة قواعد البيانات والنشر الإليكتروني:
وتتولى هذه الوحدة، المهام الفرعية التالية:
أ- تطوير قواعد البيانات الإليكترونية للعمادة، ويشمل ذلك:
- قاعدة الرسائل (المسجلة والمناقشة) في الجامعة.
- قاعدة الرسائل (المسجلة والمناقشة) في الجامعات السعودية.
- قاعدة أبحاث أعضاء هيئة التدريس.
- قاعدة بيانات المحكمين من أعضاء هيئة التدريس من داخل الجامعة، وخارجها، من مؤسسات التعليم العالي في الداخل والخارج، في مختلف مجالات اهتمام البحوث والرسائل والكتب التي تتولى الجامعة تمويلها أو نشرها.
ب- النشر الإليكتروني لمطبوعات العمادة
ويتضمن ذلك القيام بجميع المهام التي يتطلبها النشر الإليكتروني للرسائل العلمية، والكتب، والبحوث العلمية والثقافية، على شبكة الإنترنت، أو على الوسائط الأخرى.
ج- تطوير وتحديث موقع العمادة على الإنترنت:
وتتضمن ذلك المهام التالية:
أ- تطوير (تصميم وتنفيذ) موقع العمادة على الإنترنت ضمن موقع الجامعة.
ب-تحديث موقع العمادة بشكل دوري بالمواد المناسبة.
ج- تحديث مجلة الجامعة على الإنترنت.
د- الإشراف على منتدى العمادة ضمن موقع الجامعة.
1.وحدة إيداع الرسائل العلمية:
وتتولى هذه الوحدة المهام التالية:
أ- حفظ نسخة من كل رسالة علمية نوقشت في الجامعة.
ب- منح أصحاب الرسائل المودعة ما يفيد إتمامهم لعملية الإيداع.
تسجيل الرسائل المودعة في العمادة في سجلات خاصة تسهل الوصول إليها.
الشؤون الإدارية
وهي الوحدة التي تتولى جميع المهام الإدارية بالعمادة، وعلى وجه الخصوص:
1- شؤون الموظفين:
وبمقتضي هذه المهمة تتولى الشؤون الإدارية، جميع ما يتعلق بموظفي العمادة، مثل:
أ- متابعة الحضور والانصراف، وإعداد الخلاصات الشهرية المتعلقة بذلك.
ب- متابعة الإجازات، والدورات التدريبية.
ج- التكليف بالمهام الإدارية المختلفة.
د- إعداد تقارير الكفاية.
2- الترقيم والإيداع:
وتتولى الشؤون الإدارية بموجب هذه المهمة:
أ- تسجيل المطبوعات العلمية والثقافية للعمادة أو للجهات الأخرى داخل الجامعة لدى مكتبة الملك فهد الوطنية والحصول على الأرقام الدولية المعيارية لهذه المطبوعات من قبل المكتبة.
ب- تزويد وكالتي النشر العلمي، والشؤون الثقافية، إلى جانب الوحدات الأخرى داخل الجامعة بالأرقام المعيارية لمنتجاتهم المطبوعة.
ج- إيداع النسخ اللازمة من المطبوعات لدى المكتبة بعد انتهاء أعمال الطباعة.
3- العلاقات العامة:
وبموجب هذه المهمة تتولى الشؤون الإدارية جميع المهام الإعلامية والاتصالية التي تتطلبها أعمال العلاقات العامة، مثل:
أ- إعداد المواد الإعلامية الهادفة لتغطية لجميع الفعاليات والبرامج الدورية، وغير الدورية للعمادة، وتزويد الصحف ووسائل الإعلام بهذه المواد.
ب- التنسيق مع وسائل الإعلام لتغطية الفعاليات التي تنظمها العمادة.
ج- القيام بمهام المراسم والبرتوكول تجاه ضيوف العمادة ومناسباتها المختلفة.
د- تنظيم المناسبات المختلفة للعمادة.
ه- القيام بما تتطلبه عمليات إهداء، و تبادل، و بيع مطبوعات العمادة.
و- إعداد التقارير الدورية اللازمة حول نشاطات العمادة ومنجزاتها
4-الاتصالات الإدارية:
وتتولى الاتصالات الإدارية القيام بمهام القيد والمراسلات، ومن ذلك:
أ- تصدير وتوريد المعاملات الرسمية للعمادة.
ب- متابعة توزيع المعاملات الواردة إلى العمادة.
ج- القيام بمهام المراسلات الخارجية.
د- تأمين المطبوعات الإعلامية اللازمة للعمادة.
5- المستودعات:
وتتضمن مهام المستودعات في:
أ- تأمين المستلزمات المكتبية للعمادة.
ب- تسجيل وتخزين موجودات العمادة من المطبوعات.
ج- متابعة تسليم المؤلفين والباحثين للنسخ والمستلات الخاصة بهم.
د- المراجعة الدورية لموجودات العمادة من المطبوعات.
وحدة التجهيز الطباعي للمنتجات العلمية والثقافية للعمادة:
تتولى هذه الوحدة مهام التجهيز الطباعي لكل ما يصدر عن العمادة من منتجات مطبوعة، سواء كانت علمية أم ثقافية، بحيث تتم عمليات تصميم المنتجات وتنفيذها بشكلها النهائي داخل العمادة، وعلى وجه الخصوص: صف، ومراجعة، وتصميم وإخراج المنتجات المطبوعة، والدفع بها إلى المطابع، جاهزة للطبع، وهو الإجراء الذي سيسهم في تسريع العمل في هذا المجال، إلى جانب إكسابه المرونة المطلوبة، وعلى وجه التحديد فإنه من المستهدف عمل وحدة الإنتاج الطباعي على أداء المهام التالية:
أ- صف المطبوعات.
ب- التصحيح اللغوي والمطبعي.
ج- تصميم وتنفيذ الأغلفة.
د- تصميم وتنفيذ الصفحات.
العاملون في الوحدة
1- د. عبد الرحمن بن ناصر الداغري
2- د. خالد محمود محمد عرفان
3- الأستاذ زويد بن إبراهيم الزويد
4- الأستاذ عبد الله بن محمد الخريف
أقسام الوحدة، ومهام كل وحدة
(( 1 )) النشر
أ- فتح ملف للكتاب بعد صدور قرار المجلس العلمي بالموافقة على النشر.، وحفظ كل ما يخص الكتاب من مستندات، وبيانات تسليم، حتى يغلق.
ب- تسلم النسخة الورقية، والإلكترونية للكتاب، والتأكد من أن كلا منهما هي النسخة النهائية، والتأكد من سلامة النسخة الإلكترونية.
ت- مراجعة أصل الكتاب الورقي، وتشمل المراجعة ما يأتي:
* تحديد أجزاء الكتاب إذا كان ذا أجزاء.
* التأكد من أن الفهارس في آخر الكتاب، وإن لم تكن كذلك فتنقل.
* حذف ما اعتمد حذفه من متن الكتاب، كالشكر، والإهداء.
* تحديد معلومات الغلاف حسب الأسلوب المتبع لكل سلسلة.
ث- إعداد أمر التشغيل للكتاب، ولكل كتاب مواصفاته حسب السلاسل، وكتب المناسبات.
ج- متابعة تجارب الكتاب حتى إعداد التجربة قبل النهائية مع المؤلف والمطابع، واعتماد التوقيعات عند التسلم والتسليم، ومتابعة ذلك في حركة الكتب اليومية عبر الحاسب.
ح- مراجعة التجربة قبل النهائية مراجعة عامة من حيث الأخطاء الطباعية، والنحوية، واللغوية، والإخراجية، وتحديد ما إذا كانت تحتاج لمراجع لغوي أم لا.
خ- اختيار المراجع اللغوي إذا لزم الأمر، ومتابعة تكليفه، وتصحيحاته، وصرف مكافأته.
د- المراجعة الفنية للتجربة قبل النهائية حسب المواصفات الخاصة للكتاب، وقد يتطلب ذلك تصفح الكتاب كاملاً عشر مرات.
ذ- المراجعة النهائية للتجربة الأخيرة.
ر- إعداد مقدمة العميد حسب نوع الكتاب في ضوء المعلومات الخاصة بالمؤلف، والواردة من قرار المجلس العلمي، ومراجعتها، وتصحيحها.
ز- طباعة التعريف بالكتاب في الصفحة الخلفية للغلاف.
س- إعداد غلاف الكتاب، ومراجعته بدقة.
ش- إكمال إجراءات إنهاء تصحيح التجارب الطباعية مع المؤلف بعد اطلاعه على الكتاب في صورته النهائية.
ص- ترقيم الكتاب إذا كان له سلسلة، وتدوين ذلك في سجل السلاسل.
ض- ترقيم الكتاب حسب النماذج المعدة من مكتبة الملك فهد الوطنية، وإرسالها للمكتبة، ومتابعة وصول بطاقة الفهرسة.
ط- تسجيل معلومات الكتاب من بطاقة الفهرسة الواردة من المكتبة في السجل الخاص بالإيداع.
ظ- طباعة بطاقة الفهرسة، وتصحيحها طباعياً، ولغوياً.
ع- إعداد التعميد النهائي للكتاب، حسب النموذج المعتمد، وإكمال قيده، وإرساله للمطابع.
غ- متابعة طباعة الكتاب في المطابع مع قسم المونتاج، ثم قسم الطباعة، ثم قسم التجليد.
ف- حفظ نسخة إلكترونية من التجربة النهائية للكتاب في ملف الكتاب.
ق- إغلاق ملف الكتاب، بعد تدوين الرقم التسلسلي له المعتمد في الـردمك؛ حتى يسهل الرجوع له.
ك- حفظ نسخة من الكتاب في مكان حفظ مطبوعات الجامعة؛ للرجوع إليه عند الحاجة.
(( 2 )) الترقيم والإيداع
- ترقيم مطبوعات الجامعة التي تشرف عليها عمادة البحث العلمي، أو يطلب منها من وحدات الجامعة، والكتب الدراسية التي تعدها الإدارة العامة لتطوير الخطط والمناهج، حسب النماذج المعدة من مكتبة الملك فهد الوطنية، وإرسالها للمكتبة، ومتابعة وصول بطاقة الفهرسة.
- إيداع نسختين من كل كتاب يرقم في مكتبة الملك فهد الوطنية، حسب نموذج الخطاب المعتمد، وإرسالها للمكتبة.
- تدوين تاريخ شهادة إيداع الكتاب في سجل متابعة الترقيم، والإيداع في الحاسب.
(( 3 )) توزيع الكتاب
إعداد بيان توزيع الكتاب حسب تخصص الكتاب، وإرساله لعمادة شؤون المكتبات؛ ليم التوزيع في ضوئه.
(( 4 )) تسعير الكتاب
إعداد محضر تسعيرة الكتاب حسب ما هو معتمد من لجنة التسعير؛ ليتم بيعه في مركز بيع الكتب، وعلى المؤسسات والمكتبات حسب قرار اللجنة.