الشؤون الإدارية :

تعتبر إدارة الشؤون الإدارية أحد الركائز الأساسية  لأي منشاة حكومية  أو قطاع خاص حيث تحتل ركناً أساسياً في العمل الإداري على مختلف المستويات وتسعى إلى احتلال مكاناً رفيعاً بين نظيراتها من إدارات المختلفة من خلال التنظيم الإداري المتميز إضافةً إلى تقديم الخدمات المساندة بجودة عالية وإتقان لجميع منسوبي المعهد حيث تقوم إدارة الشؤون الإدارية بالعمليات التشغيلية للمنشاة .

أهداف إدارة الشؤون الإدارية :
1- رفع مستوى الكفاءة الإدارية .
2- تنمية الموارد البشرية وتمكين العاملين من تنمية مهاراتهم .
3- دعم وتشجيع التطوير والإبداع .
4- تطوير وتسهيل وتبسيط الإجراءات الإدارية .
5- تقديم جميع الخدمات المساندة والأعمال الإدارية .
6- تقديم الدراسات التطويرية والتنظيمية .

الهيكل التنظيمي لإدارة الشؤون الإدارية
تتكون إدارة الشؤون الإدارية من الأقسام التالية :

أولاً : قسم شؤون الموظفين
ويقوم هذا القسم بتقديم أفضل الخدمات الإدارية لمنسوبي المعهد على درجة عالية من الجودة والإتقان.
وأهم مهام القسم على سبيل الإيجاز لا الحصر هي :
o إعداد وتنفيذ رواتب جميع العاملين بالمعهد من خلال بيان الحضور والانصراف على مدار الشهر .
o إعداد الدراسات التنظيمية .
o تطبيق اللوائح والأنظمة المعتمدة .
o تطوير الإجراءات وتحسين النماذج الإدارية .
o بناء قاعدة ومعلومات عن جميع العاملين بالمعهد وتنظيم سجلات الموظفين .
o تقديم الخدمات الوظيفية المتنوعة للعاملين بالمعهد مثل ( إجازات، تعريفات، ...... الخ).
o أرشفة ملفات الموظفين وتنظيمها.
o إجراءا اختبارات التعيين للمتقدمين على الوظائف والرفع بتقرير عنهم.
o الرفع باحتياج المعهد من الكادر الوظيفي للموظفين والأيدي العاملة  .

 ثانياً : قسم الخدمات المساندة
ويقوم القسم بتقديم أفضل الخدمات لجميع إدارات المعهد على درجة عالية من الجودة والإتقان .
وأهم مهام القسم على سبيل الإيجاز لا الحصر:
 تنفيذ طلبات الصيانة حسب الطلب للمواقع التي تحتاج إلى صيانة .
 متابعة أعمال النظافة  لمكاتب منسوبي المعهد والممرات .
 متابعة أعمال الصيانة لأجهزة التكييف والإنارة .
 توفير خدمات الضيافة لقاعة الاجتماعات الرئيسية بالمبنى .
 تقديم الخدمات الإدارية وإنهاء كافة المعاملات لدى الجهات الرسمية والحكومية .
 تأمين الاحتياجات الضرورية من المشتريات لإدارات ومنسوبي المعهد .
 تطبيق ومتابعة التأمين الطبي لجميع العاملين بالمعهد.
 متابعة المطابع لتوفير احتياجات المعهد من المطبوعات الرسمية للمعهد .    

ثالثاً : قسم التدريب والتطوير الإداري
يقوم القسم بإعداد الكوادر البشرية العاملة بالمعهد وتأهيلهم ليكونوا على أعلى مستوى من المهارة والإتقان .
وأهم مهام القسم على سبيل الإيجاز لا الحصر :
• حصر وتحديد الاحتياجات التدريبية لمنسوبي المعهد.
• إعداد خطط برامج التأهيل والتدريب .
• إعداد الدراسات المتعلقة بالتدريب والتطوير الإداري .
• تنفيذ الدورات التدريبية لمنسوبي المعهد .
• إعداد الدراسات التنظيمية وتطوير الهياكل الوظيفية .
• إجراء البحوث المتعلقة بأساليب وطرق العمل وتبسيط الإجراءات .
• دراسة الإجراءات والنماذج وتطوير الخدمة.
• تنفيذ النظم الخاصة بتصنيف وترتيب الوظائف .
• تطوير النظم المناسبة لتقييم أداء العاملين وتحليل نتائجها .

رابعاً : قسم المشتريات والعقود
  يقوم القسم بتوفير احتياجات المعهد من أثاث وأدوات مكتبيه وكل ما يتطلبه المعهد حسب الأصول الفنية والجودة .
 توفير الاحتياجات المكتبية
 توفير الأثاث المكتبي للمعهد
 تقديم عروض الأسعار المناسبة للصنف المطلوب
 الحرص على جودة المنتج
 متابعة المستودع لتوفير النواقص
 وجود عهدة مالية ترد على شكل فواتير بكل المشتريات
 أعداد عقود الاتفاقيات مع الموردين  حسب الحاجة

خامساً : الاتصالات الإدارية
ويعد هذا القسم همزة الوصل بين المعهد والجهات الأخرى لأن مسئوليته كبيرة في:
 تصدير المعاملة وتسجيلها واستلام المعاملة وتوريدها .
 تصدير المعاملات الخاصة بالمعهد للجهات المعنية
 توريد المعاملات المستلمة من الجهات الأخرى
 إرسال الفاكسات وتسجيلها
 استلام الفاكسات وتسجيلها
سادساً : قسم المستودع
ومسئوليته تتحدد في تخزين العهد وتوفيرها  للمعهد عن الحاجة  لها وذلك حسب آلية منظمة  يعمل بها في المستودع منعاً لحدوث أي خلل أو تعطيل لسير العمل في المعهد .
1- تسجيل جميع العهد الخاصة بالمعهد في كشوف خاصة بذلك .
2- تسجيل جميع محتويات المستودع
3-  يتم العمل بنماذج محددة يلتزم بها جميع العاملين بالمعهد
4- متابعة نواقص المستودع وتوفيرها
5- عمل جرد سنوي للمستودع وتقديم تقرير عن ذلك